Cara
mengemukakan pendapat dalam rapat
1. Persiapkan Materi dan Bahan Rapat
persiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam
rapat yang akan anda ikuti, mulai dari materi, hingga ke peralatan penunjang
yang dibutuhkan. Buat daftar persiapan yang harus anda penuhi dalam sebuah
catatan kecil, dan ceklis satu persatu setiap item yang anda tulis tersebut.
Hal ini dilakukan agar anda tidak melewatkan persiapan yang harus anda penuhi
untuk menghadapi rapat.
2. Jadilah Pendengar yang Baik
Ikuti dan simak semua materi dan pembicaraan
dalam rapat. Sebisa mungkin dengarkan setiap pendapat yang disampaikan oleh
peserta rapat. Dengan demikian anda dapat menyusun respon yang relevan dan
tidak keluar dari topik bahasan rapat. Fokuslah terhadap rapat yang anda ikuti,
agar anda tidak perlu bersikap pasif. Sikap aktif anda diharapkan dalam menjadi
kontribusi yang baik dalam tujuan rapat.
3. Jangan Takut Menyampaikan Ide Segar
Tak ada salahnya anda menyampaikan sebuah ide
kreatif dalam rapat, namun tetap sesuaikan dengan alur topik dalam materi
rapat. Jangan takut dan malu mengemukakan pendapat atau ide anda. Namun jangan
sampaikan ide atau pendapat yang keluar jalur materi dalam rapat, atau bersifat
abstrak. Ide atau pendapat seperti itu cenderung akan diabaikan atau bahkan
tidak diterima.
4. Singkat, padat, jelas dan berisi.
Gunakan gaya bicara yang menggunakan bahasa yang
baik dan tidak bertele-tele. Sampaikan segala sesuatu dengan singkat, padat,
jelas, berisi dan mudah dipahami oleh peserta rapat. Jangan berbicara terlalu
cepat atau terlalu lirih, agar semua peserta rapat dapat mendengar yang anda
sampaikan.
5.
Melatih dan Mengasah Kemampuan Diri
Semakin anda sering mengikuti rapat, maka anda
semakin terbiasa menghadapi rapat. Maka anda dapat semakin melatih dan mengasah
kemampuan diri untuk berbicara di dalam rapat khususnya, dan di depan orang
banyak pada umumnya. Sedikit demi sedikit rasa gelisah, tidak percaya diri,
akan hilang seiring berjalannya waktu.
6. Kemampuan Mengendalikan Ego dan Emosi
Perdebatan atau perbedaan pendapat dapat terjadi
dalam sebuah rapat. Usahakan agar anda mampu mengendalikan ego dan emosi dalam
diri anda. Jangan mudah terpancing oleh suasana yang justru dapat menyudutkan
anda atau orang lain. Perhaitkan moment serta kesempatan yang tepat, kapan saat
yang baik untuk membuka dan menyampaikan segala sesuatu yang ingin anda
sampaikan dalam sebuah rapat. Dan cobalah untuk tetap dapat menghargai pendapat
atau masukan dari orang lain.
Kemampuan anda tentu akan semakin baik, atau
bahkan kehadiran anda dalam sebuah perusahaan tidak akan dipandang sebelah
mata, jika anda mampu menempatkan diri anda dengan baik, baik itu dalam rapat,
maupun dalam situasi lainnya dalam perusahaan.
Cara memimpin
rapat
1. Umumkan Jadwal Rapat
Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda
akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu
sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan
maksimal.
2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat
“Bergerak” Cepat
Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan
yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal
yang sudah ditentukan.
Rapat yang molor lebih dari satu jam tidak akan
berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus mengerjakan tugas dan
kepentingan lainnya.
3. Serius
Jika memang ada persoalan penting yang harus
didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat.
Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda
malah mempersingkat rapat yang belum selesai.
4. Percaya Diri
Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat
yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan
rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.
5. Produktif
Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda
meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan.
Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini
akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil
yang memuaskan.
6. Fokus
Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat
perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak
menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”
Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang
memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu
berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat
selanjutnya.
7. Adil
Walaupun bersikap produktif adalah hal positif
dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan
kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.
Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi
menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya,
sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan
menyampaikan pendapat mereka.
Hal hal apa
saja yang perlu diperhatikan sebelum rapat dimulai
1. Persiapkan Materi yang Akan Dibahas
Sebelum menghadiri rapat di kantor atau bersama
klien, pastikan Anda mempersiapkan segala sesuatu yang dapat memberikan
kontribusi pada pertemuan tersebut. Cari tahu apa yang menjadi topik yang akan
dibahas ketika rapat. Jika perlu, lakukanlah pengamatan dan pelajari bahan
tersebut. Catat pula beberapa pertanyaan yang dapat didiskusikan.
2. Memperluas Jaringan
Keuntungan dari menghadiri meeting adalah
memberikan Anda peluang untuk berbaur dengan orang baru dalam perusahaan Anda.
Ambil kesempatan ini untuk memperluas jaringan sosial Anda dengan sebuah
percakapan ringan, misalnya cerita tentang pengalaman kerja atau lainnya.
Selain menambah teman, Anda juga akan memiliki banyak koneksi yang siapa tahu
akan membantu memajukan karir Anda nantinya.
3. Jadilah Menonjol
Jangan ragu untuk berpartisipasi atau mengajukan
pertanyaan ketika rapat berlangsung. Mintalah pembicara untuk memperjelas atau
menguraikan poin-poin yang kurang Anda pahami. Dengan begitu, rekan-rekan kerja
Anda akan menyadari bahwa Anda memperhatikan dan berpikir kritis tentang topik
yang dibahas.
4. Menjadi Pendengar yang Baik
Ketika rapat berlangsung berjam-jam, beberapa
orang akan mulai berkurang perhatiannya, mereka mulai melirik ponsel mereka,
menguap, bahkan berdiskusi dengan rekan sebelahnya. Hanya sedikit yang bisa
tetap fokus sampai akhir pertemuan. Untuk itu akan lebih menarik jika Anda
menjadi pendengar yang baik dengan membuat kontak mata secara langsung dengan
pembicara, mengangguk atau tersenyum. Memberikan pertanyaan ketika sesi tanya
jawab dibuka juga bisa dilakukan.
Dengan berlatih menjadi pendengar yang baik,
tidak hanya mendapat keuntungan dari informasi yang disampaikan, tapi juga
membangun koneksi dengan pembicara. Anda juga akan terlihat lebih profesional
dimata rekan kerja, dan tentunya pembicara juga akan merasa dihargai dengan
dukungan Anda.
5. Gunakan Waktu dengan Cermat
Terkadang rapat yang terlalu lama hanya terkesan
seperti membuang-buang waktu, apalagi ketika tidak mendapatkan informasi
penting dalam pertemuan tersebut. Jika hal itu terjadi, cobalah untuk merekap
ulang apa yang Anda tulis ketika rapat berlangsung. Cari tahu juga apa
kekurangannya dan apa saja yang bisa Anda lakukan. Buatlah daftar kegiatan yang
bisa dikerjakan setelahnya, atau buat tujuan jangka pendek Anda sendiri untuk
minggu ini. Dengan begitu, Anda akan jauh lebih siap untuk melakukan diskusi
lainnya dibanding membuang waktu untuk rapat yang tidak jelas.
Komentar
Posting Komentar